天野社会保険労務士事務所は大阪府 高槻市の社労士事務所。働き方を見直し、仕事と生活の調和を図る「ワーク・ライフ・バランス」を推進しています。

部署内の信頼感がアップする報連相のコツ

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

部署内の社員同士の信頼感がアップし、

チームワークが向上する報連相のコツをお伝えします。

これにより、部下の働き方への不安が払しょくされます。

そのコツとは、「相手に合わせた中間報告」です。

 

上司の状況に合わせた中間報告で信頼関係を構築

私が会社に勤めていたころ、直属の上司は役員でした。

私にとって上司は1人でしたが、上司にとっては、

部下が何人もいる状況だったので、出した指示も忘れてしまうほど。

そもそも指示自体が、曖昧なこともすくなくありません。

そこで、指示を受けた際、業務の30%完了時、75%完了時、

そして完了時のそれぞれで報告(中間報告)をすることにしました。

上司は、任せた仕事の進捗が把握できるので、方向性がずれている場合はすぐに修正できます。

もし、中間報告をしなければ、方向性がずれたままの仕事が続き、

大きな無駄になってしまっていたでしょう。

このように上司の状況や仕事のスタイルを踏まえて、

中間報告を行ったことにより信頼関係を築くことができ、

その後の仕事が非常にスムーズに進むようになりました。

 

業務がうまくいっている時でも中間報告

一般的に中間報告の必要性は認識されていて、業務がうまく進んでいないとき、

自分の状況が変わったときには、すぐに中間報告をするように教育している会社は、たくさんあります。

このような教育は非常に重要です。

なぜなら、業務がうまく進んでいないときは誰でも報告したくないものだからです。

「ついつい、報告しないままズルズルといってしまい気づいた時には手遅れ」

なんてことにならないためにも「業務がうまく進んでいないときは、素直に報告しましょう!」という教育は必須事項です。

報連相を業務効率向上につなげるためには、もう一歩踏み込み

「業務がうまくいっているときでも中間報告」を推進することがポイントです。

業務がうまくいっているときでも中間報告が必要な理由は、なんでしょうか。

1.「業務がうまくいっている」のは、自分の視点であるから

自分が業務を進めている中で、「うまくいっている」と思っているだけであり、

上司の目からみて「うまくいっている」とは限らないのです。

見当違いのことを一生懸命やっているかも知れません。

「ご指示頂いた会議資料の件、原価の推移を強調したグラフを真ん中に入れて作っています。

金曜の午前中には完成する予定ですが、この進め方でよろしいですか?」

このような1、2分の報告をすれば、上司の目からみても「うまくいっている」のかどうかを確認することができます。

もし、ずれていればその場で指摘してもらえるので、すぐに修正でき、無駄な作業がなくなります。

2.上司(会社)の事情は変わっているかも知れない

指示を出したときと現在では、上司や会社の状況が変わっているかも知れません。

上司がもっている情報は、自分の何倍もあります。

自分がもっているわずかな情報の中では問題が無くても、

上司の持っている情報では、すでに手遅れの作業だったり、

ピントがずれている作業になってしまっていることもあります。

「原価削減をテーマにしようと思っていたが、品質クレームが出てしまった。

品質管理のデータを中心にした資料作成をしてくれ。来週の月曜の夕方まででいいから。」

先ほどのような報告をした際、こんな返事が上司から来ることもあるのです。

もし、中間報告をしないで金曜日に完成報告だけをしたら、

その場で「月曜夕方までに資料の作り直し」という無茶な指示を出され、

残業するしかなくなってしまいます。

 

報連相の良し悪しが業務効率を左右する

「報連相」の重要性を認識していない会社は、皆無といっていいでしょう。

しかし、まだ報連相について、改善の余地がある会社も多いようです。

報連相の考え方次第では、無駄な作業が省けたり、

チームワークが向上したりします。

今回の中間報告だけでなく、他にも報連相による

業務効率化、残業時間削減は可能です。

報連相を見直し、売上も向上させながら、残業時間を削減していきましょう。

 

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当事務所は、日本報連相センターの会員です。(NHC-319)

業務効率化のための報連相研修を実施していますので、詳しくは、こちらまで

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会議の費用対効果をグッと引き上げるコツ

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

会議の費用対効果を格段に引き上げるためのコツをお伝えします。

いわゆる「ムダ会議」を撲滅することができます。

そのコツは、「会議の参加人数の大幅削減」です。

 

1時間半の会議に参加して一言も発しない人はいませんか

14時に開始した会議は、予定時間を30分も経過した15時30分にようやく終了。

会議中の発言の多くが特定の人であり、

参加者のうち半数近くは発言ゼロ、もしくはヒトコト程度。

私は、このような会議に参加することが少なくありませんでした。

そのたびに「この1時間半を別のことに使えたらどれだけ仕事が進んだことか!」と思っていました。

そもそも参加意義をあまり感じない会議では、頭もよく働きません。

会議の中で、何か重要なことが決まっていたとしても会議の後、

明確に頭に残っていることはほとんどありませんでした。

つまり、発言もしていなければ、会議の中の情報共有すらまともにできていなかったのです。

 

会議の参加者を減らすと組織の風通しが良くなる

会議に参加する人数を減らすと情報が一部の人に集中し、

風通しが悪くなるように感じるかも知れません。

しかし、会議に参加する人は会議の準備の段階で、

上司や部下、同僚から的確な情報を集めておかなければなりません。

そのためには、情報の提供が先に必要です。

「来週の会議の目的は、通信費の削減策の検討です。課員の携帯電話使用状況を教えてほしい」

「前回の会議で、他の各課の通信費のデータが公表されたが、うちの課はワースト3に入っている。考えられる原因を木曜までに調べてほしい」

このようなやり取りを通して、情報が相互に行きかうようになります。

大人数で参加して、「誰かが答えられるだろうから」という甘えの元、

全員があまり準備しない会議に比べ、参加人数を絞ることで、事前準備のレベルも上がることにあります。

 

会議運営側は、事前案内や議事録の工夫が必要

ただ参加人数を減らせばいい、というものではありません。

会議運営にも工夫が必要です。

私がまず心掛けたのは、会議の目的(議題)と目標(ゴール)を明確にすることでした。

何のために、何について、どこまで話し合うのか

最低限、この3つは事前に明らかにしなければいけません。

また、会議資料も事前に配布しておくことも重要です。

事前に資料を配布することで、会議前の各自の準備のレベルがより高くなります。

会議後の議事録は、とにかくスピードです。

会議で決まったことは、すぐにでも動き出す内容がたくさん含まれていることでしょう。

でも議事録が3日後に送られてきても意味がありません。

会議での発言の要点をリアルタイムで入力し、決定事項を太文字・下線にする。

さらに下の方に「決定事項」と「次回までの検討事項」の欄を設け、箇条書きにする。

この程度でも十分に会議の内容は伝わります。

普通の社内会議の議事録は、綺麗に作る必要はありません。

スピード重視、内容重視で作成することがポイントです。

会議の参加者を減らすことで、コストが下がります。

一方、事前準備の徹底により会議の内容は深くなり、効果が大きくなります。

つまり、会議の費用対効果は、グッと高くなるのです。

従業員のパフォーマンスを向上させるコツ

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

従業員が元気に働き、パフォーマンスが向上するコツをお伝えします。

精神的に滅入ってしまい、ミスや非効率業務が発生することを回避します。

そのコツは、「ストレスチェックの実施」です。

 

従業員はみんな元気ですか?

メンタルヘルスにおいて不安がある従業員はいらっしゃいますか?

事業主の方にこのような質問をするのですが、

必ず「うちは大丈夫」とお答えになります。

確かにメンタルヘルス問題で休職している従業員はいないようです。

遅刻や欠勤が多い従業員もいないので、しっかり働いているように思えます。

でも、本当に「元気」に働いているでしょうか。

 

メンタル面で不安があるとミスやパフォーマンス低下をもたらす

私自身、子供が救急車で病院に運ばれたとき、仕事をしていましたが、ほとんど集中できませんでした。

後日、その時にやっていた資料を見直すと間違いだらけ。

カタチ上、仕事をしていましたがパフォーマンスは大幅に低下し、

ミスを連発していました。

心に不安があったり、強いストレスにより滅入っている時は、大幅にパフォーマンスが低下します。

確かに職場にいて、仕事をしているように見えますが、実際は仕事になっていないかもしれません。

そんな状態で仕事を続けていても効率が上がらず、

結局は残業時間の増加につながってしまいます。

 

お金も手間も掛けないストレスチェックツールがあります

私のクライアントの何社かで、「職業性ストレス簡易調査票」を使っています。

旧労働省が開発したストレスチェックであり、無料かつ簡便です。

ポイントは、1回の調査で一喜一憂しないこと。

調査票を使う目的を明確にし、

従業員の方に理解を得るまでには何回か説明しなければなりません。

結果が必ずしも事実を反映しているとは限らないので、ヒアリングも実施しています。

そうすると、事業主が思っていた以上に

社内で精神的にキツイと感じている従業員が多いことが見えてきます。

闇雲にメンタルヘルス研修などを行うより、ターゲットが絞れて

効果的なメンタルヘルス対策を講ずることができるようになります。

簡単なツールですが、うまく使わないと効果が得られません。

効果的にメンタルヘルス対策を進めることで、

従業員のパフォーマンス向上が実現できます。

非効率の元凶「○○に決まっている!」を取り除くコツ

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

今回は、組織間での連携がグッとよくなるコツをお伝えします。

今まで弊害になっていた組織間や業務に対する固定概念をなくなすことができます。

それは、「本当に?」というフレーズの活用です。

 

「あの人は、いつも○○だから・・」という固定概念

 私がサラリーマン時代、他部署や上司、部下などあらゆる周りの組織や個人に対し、

多くの固定概念を持っていました。

「あの部署の課長は、いつも自分の手柄ばかりを強調するから一緒に働きづらい」

「新人の彼女は、いつも断る理由ばかり先に言うから物事を頼みにくい」

「専務に新たしい提案しても、どうせ「検討する」しか言わないから、やめておこう」

自分の決めつけにより、行動を制限していたことがたくさんありました。

でも、多くの場合、1度か2度の経験がその固定概念を作り上げてしまっていたのです。

 

「本当に○○か?」と検証してみること

「いつも断る理由ばかり先に言う」と決めつけてしまっていた新人のケース

「本当に彼女は、いつも断っているだろうか」と考え、

過去の依頼した内容やそれ以後の指示内容に対する対応を検証してみました。

言い訳することが少なくないのは確かでしたが、それでも7割以上の依頼はきちんとやってくれていました。

さらに、「依頼内容の意味づけ」をした場合は、ほぼ確実に依頼に応じてくれていました。

つまり3割程度しか生じていないことについて、

「いつも」と決めつけてしまい、行動を制限してしまっていた。

固定概念を持ってしまったので、「どうして依頼を断るのか」という原因分析をまったく行っていなかったのです。

他のケースでも「いつも」と決めていたことは、本当は多くても3割程度の頻度であり、

しかも明確な「原因」があることも少なくありませんでした。

 

非効率と感じる業務について「本当に?」を検証

 上の例は組織(個人)間の固定概念についてですが、

各職場における業務においても「○○に決まっている」という内容はあるものです。

「生産会議でいつも使うグラフを作るには、この方法しかない」

「社宅を利用するための手続きには、これらの項目をすべて書いてもらわないと処理できない」

「原材料Aは、劣化が早いと聞いているのでまとめて購入することはできない」

職場にある多くの固定概念について、「本当に?」と検証するミーティングを開催して、

1つずつ解消していくと業務効率化が進んでいきます。

固定概念は、道路の転がる石や岩のようなものです。

固定概念を取り除き、スムーズに業務を進めていくようにしましょう。


就業規則で手当の目的を明確に!

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

女性社員とビジネスチーム - 写真素材
(c) Ryo.WATANABEストックフォト PIXTA

 

先日、あるお客さんから次のような質問を受けました。

出勤後、体調が悪くなった社員が早退した場合、

皆勤手当は支給しないといけないのか?とのこと。

就業規則には、1か月間の全所定労働日に出勤したら皆勤手当支給する

と書かれています。

一応出勤したのだから皆勤手当の対象になるのではないかとのことです。

(さらに…) «就業規則で手当の目的を明確に!»

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