非効率の元凶「○○に決まっている！」を取り除くコツ
こんにちは。
売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。
今回は、組織間での連携がグッとよくなるコツをお伝えします。
今まで弊害になっていた組織間や業務に対する固定概念をなくなすことができます。
それは、「本当に？」というフレーズの活用です。
「あの人は、いつも○○だから・・」という固定概念
私がサラリーマン時代、他部署や上司、部下などあらゆる周りの組織や個人に対し、
多くの固定概念を持っていました。
「あの部署の課長は、いつも自分の手柄ばかりを強調するから一緒に働きづらい」
「新人の彼女は、いつも断る理由ばかり先に言うから物事を頼みにくい」
「専務に新たしい提案しても、どうせ「検討する」しか言わないから、やめておこう」
自分の決めつけにより、行動を制限していたことがたくさんありました。
でも、多くの場合、１度か２度の経験がその固定概念を作り上げてしまっていたのです。
「本当に○○か？」と検証してみること
「いつも断る理由ばかり先に言う」と決めつけてしまっていた新人のケース
「本当に彼女は、いつも断っているだろうか」と考え、
過去の依頼した内容やそれ以後の指示内容に対する対応を検証してみました。
言い訳することが少なくないのは確かでしたが、それでも７割以上の依頼はきちんとやってくれていました。
さらに、「依頼内容の意味づけ」をした場合は、ほぼ確実に依頼に応じてくれていました。
つまり３割程度しか生じていないことについて、
「いつも」と決めつけてしまい、行動を制限してしまっていた。
固定概念を持ってしまったので、「どうして依頼を断るのか」という原因分析をまったく行っていなかったのです。
他のケースでも「いつも」と決めていたことは、本当は多くても３割程度の頻度であり、
しかも明確な「原因」があることも少なくありませんでした。
非効率と感じる業務について「本当に？」を検証
上の例は組織（個人）間の固定概念についてですが、
各職場における業務においても「○○に決まっている」という内容はあるものです。
「生産会議でいつも使うグラフを作るには、この方法しかない」
「社宅を利用するための手続きには、これらの項目をすべて書いてもらわないと処理できない」
「原材料Ａは、劣化が早いと聞いているのでまとめて購入することはできない」
職場にある多くの固定概念について、「本当に？」と検証するミーティングを開催して、
１つずつ解消していくと業務効率化が進んでいきます。
固定概念は、道路の転がる石や岩のようなものです。
固定概念を取り除き、スムーズに業務を進めていくようにしましょう。
