会議の費用対効果をグッと引き上げるコツ
こんにちは。
売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。
会議の費用対効果を格段に引き上げるためのコツをお伝えします。
いわゆる「ムダ会議」を撲滅することができます。
そのコツは、「会議の参加人数の大幅削減」です。
１時間半の会議に参加して一言も発しない人はいませんか
１４時に開始した会議は、予定時間を３０分も経過した１５時３０分にようやく終了。
会議中の発言の多くが特定の人であり、
参加者のうち半数近くは発言ゼロ、もしくはヒトコト程度。
私は、このような会議に参加することが少なくありませんでした。
そのたびに「この１時間半を別のことに使えたらどれだけ仕事が進んだことか！」と思っていました。
そもそも参加意義をあまり感じない会議では、頭もよく働きません。
会議の中で、何か重要なことが決まっていたとしても会議の後、
明確に頭に残っていることはほとんどありませんでした。
つまり、発言もしていなければ、会議の中の情報共有すらまともにできていなかったのです。
会議の参加者を減らすと組織の風通しが良くなる
会議に参加する人数を減らすと情報が一部の人に集中し、
風通しが悪くなるように感じるかも知れません。
しかし、会議に参加する人は会議の準備の段階で、
上司や部下、同僚から的確な情報を集めておかなければなりません。
そのためには、情報の提供が先に必要です。
「来週の会議の目的は、通信費の削減策の検討です。課員の携帯電話使用状況を教えてほしい」
「前回の会議で、他の各課の通信費のデータが公表されたが、うちの課はワースト３に入っている。考えられる原因を木曜までに調べてほしい」
このようなやり取りを通して、情報が相互に行きかうようになります。
大人数で参加して、「誰かが答えられるだろうから」という甘えの元、
全員があまり準備しない会議に比べ、参加人数を絞ることで、事前準備のレベルも上がることにあります。
会議運営側は、事前案内や議事録の工夫が必要
ただ参加人数を減らせばいい、というものではありません。
会議運営にも工夫が必要です。
私がまず心掛けたのは、会議の目的（議題）と目標（ゴール）を明確にすることでした。
何のために、何について、どこまで話し合うのか
最低限、この３つは事前に明らかにしなければいけません。
また、会議資料も事前に配布しておくことも重要です。
事前に資料を配布することで、会議前の各自の準備のレベルがより高くなります。
会議後の議事録は、とにかくスピードです。
会議で決まったことは、すぐにでも動き出す内容がたくさん含まれていることでしょう。
でも議事録が３日後に送られてきても意味がありません。
会議での発言の要点をリアルタイムで入力し、決定事項を太文字・下線にする。
さらに下の方に「決定事項」と「次回までの検討事項」の欄を設け、箇条書きにする。
この程度でも十分に会議の内容は伝わります。
普通の社内会議の議事録は、綺麗に作る必要はありません。
スピード重視、内容重視で作成することがポイントです。
会議の参加者を減らすことで、コストが下がります。
一方、事前準備の徹底により会議の内容は深くなり、効果が大きくなります。
つまり、会議の費用対効果は、グッと高くなるのです。
