部署内の信頼感がアップする報連相のコツ
こんにちは。
売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。
部署内の社員同士の信頼感がアップし、
チームワークが向上する報連相のコツをお伝えします。
これにより、部下の働き方への不安が払しょくされます。
そのコツとは、「相手に合わせた中間報告」です。
上司の状況に合わせた中間報告で信頼関係を構築
私が会社に勤めていたころ、直属の上司は役員でした。
私にとって上司は１人でしたが、上司にとっては、
部下が何人もいる状況だったので、出した指示も忘れてしまうほど。
そもそも指示自体が、曖昧なこともすくなくありません。
そこで、指示を受けた際、業務の３０％完了時、７５％完了時、
そして完了時のそれぞれで報告（中間報告）をすることにしました。
上司は、任せた仕事の進捗が把握できるので、方向性がずれている場合はすぐに修正できます。
もし、中間報告をしなければ、方向性がずれたままの仕事が続き、
大きな無駄になってしまっていたでしょう。
このように上司の状況や仕事のスタイルを踏まえて、
中間報告を行ったことにより信頼関係を築くことができ、
その後の仕事が非常にスムーズに進むようになりました。
業務がうまくいっている時でも中間報告
一般的に中間報告の必要性は認識されていて、業務がうまく進んでいないとき、
自分の状況が変わったときには、すぐに中間報告をするように教育している会社は、たくさんあります。
このような教育は非常に重要です。
なぜなら、業務がうまく進んでいないときは誰でも報告したくないものだからです。
「ついつい、報告しないままズルズルといってしまい気づいた時には手遅れ」
なんてことにならないためにも「業務がうまく進んでいないときは、素直に報告しましょう！」という教育は必須事項です。
報連相を業務効率向上につなげるためには、もう一歩踏み込み
「業務がうまくいっているときでも中間報告」を推進することがポイントです。
業務がうまくいっているときでも中間報告が必要な理由は、なんでしょうか。
１．「業務がうまくいっている」のは、自分の視点であるから
自分が業務を進めている中で、「うまくいっている」と思っているだけであり、
上司の目からみて「うまくいっている」とは限らないのです。
見当違いのことを一生懸命やっているかも知れません。
「ご指示頂いた会議資料の件、原価の推移を強調したグラフを真ん中に入れて作っています。
金曜の午前中には完成する予定ですが、この進め方でよろしいですか？」
このような１、２分の報告をすれば、上司の目からみても「うまくいっている」のかどうかを確認することができます。
もし、ずれていればその場で指摘してもらえるので、すぐに修正でき、無駄な作業がなくなります。
２．上司（会社）の事情は変わっているかも知れない
指示を出したときと現在では、上司や会社の状況が変わっているかも知れません。
上司がもっている情報は、自分の何倍もあります。
自分がもっているわずかな情報の中では問題が無くても、
上司の持っている情報では、すでに手遅れの作業だったり、
ピントがずれている作業になってしまっていることもあります。
「原価削減をテーマにしようと思っていたが、品質クレームが出てしまった。
品質管理のデータを中心にした資料作成をしてくれ。来週の月曜の夕方まででいいから。」
先ほどのような報告をした際、こんな返事が上司から来ることもあるのです。
もし、中間報告をしないで金曜日に完成報告だけをしたら、
その場で「月曜夕方までに資料の作り直し」という無茶な指示を出され、
残業するしかなくなってしまいます。
報連相の良し悪しが業務効率を左右する
「報連相」の重要性を認識していない会社は、皆無といっていいでしょう。
しかし、まだ報連相について、改善の余地がある会社も多いようです。
報連相の考え方次第では、無駄な作業が省けたり、
チームワークが向上したりします。
今回の中間報告だけでなく、他にも報連相による
業務効率化、残業時間削減は可能です。
報連相を見直し、売上も向上させながら、残業時間を削減していきましょう。
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当事務所は、日本報連相センターの会員です。（ＮＨＣ－３１９）
業務効率化のための報連相研修を実施していますので、詳しくは、こちらまで
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