人に仕事をつける管理を回避し、残業時間を削減する方法
こんにちは。
売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。
今回は、ある特定の社員が休んでいても業務が停滞することがない
職場つくりについてお伝えします。
仕事が人についてしまう「仕事の属人化」の回避についてです。
ある担当者がインフルエンザに掛かり、大混乱！
以前、私が所属していた部署の隣の部署で、
あるデータを集計する担当者Aさんがインフルエンザに掛かり１週間程度休みを取りました。
その部署の業務上、データ集計が止まるとほとんどの業務がストップしてしまいます。
しかし、Aさん以外にデータ集計を行うことが出来る人はおらず、大混乱状態に。
Aさんの前任者（退職済み）に連絡を取るなどして、
どうにかこうにか集計を行い、業務を再開しましたが、大幅なロスが生じてしまいました。
データ集計という仕事が、Aさんについてしまう「仕事の属人化」により、
大きなロスが生じた１つの事例でした。
仕事の属人化を回避するためのポイント
仕事の属人化を回避するためには、次の２つの方法が考えられます。
１．必ず複数担当制にする
２．細かい業務についてもマニュアルを整備する
まず、「１」の複数担当制ですが、この事を提案しますと
「うちみたいな少人数の会社（部署）でそんなことできるか！」
と強いお叱りを受けることがあります。
しかし、１人がずっと同じ作業をしていると効率化の機会が少ないのです。
複数の人が担当することの最大のメリットは、
１人が病気等で抜けても業務が止まらない事ですが、
もう一つ、意外と見落としがちなメリットが、業務見直しに繋がるということです。
複数の人で業務をチェックするので、１人に比べ視野が広くなります。
「ここは、もっとこうすれば効率よくない？」といった改善提案が出やすくなるのです。
次に「２」のマニュアル整備についてですが、これも大変面倒な作業になるので、嫌がれます。
しかし、やらなければ、もっと面倒なことになるので、工夫して進めていきましょう。
マニュアルは、効率よく作り、定期的に見直す
マニュアル作成には、ある程度落ち着いた時間が必要です。
そこで、私は土曜日を活用したマニュアルの作成をお勧めしています。
また、マニュアルは作って終わり、というものではありません。
定期的に見直す必要があります。
マニュアルを有効活用するための最大のポイントは、定期的な見直しなのです！
必ず、見直しを掛けるようにしてください。
仕事が属人化していると大きなロスを生み、
その結果、膨大な残業時間が発生してしまいます。
１つ１つの業務を見直し、属人化の会費を進めてください。
