天野社会保険労務士事務所は大阪府 高槻市の社労士事務所。働き方を見直し、仕事と生活の調和を図る「ワーク・ライフ・バランス」を推進しています。

できる管理職はやっている!仕事を効率アップさせる10分活用術

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

今回は、10分ほどの空き時間を有効に使うポイントについてお伝えします。

日常業務の中で生じるイライラの解消にもつながります。

そのコツとは、「プチ空き時間にすべきこと票の作成」です。

 

職場でよく生じる「10分間のプチ空き時間」

仕事にひと区切りがついて時計を見ると14:47分

15時からの打ち合わせまで10分程度の空き時間が発生

いざ、このような状況になると、すぐにやるべきことが思いつかないことが多々あります。

結局、何となくすごして10分程度の空き時間を有効に使えなくなってしまいます。

 

「プチ空き時間にすべきこと票」とは

私もサラリーマン時代、10分程度の空き時間は、

ネット検索や同僚との雑談に使ってしまっていました。

それでいて、あとで「忙しい、忙しい!」とドタバタするのですが。

そこで、普段から「ちょっとした作業」を思い出したときに、

7cm四方ほどのポストイットに「少し時間ができたら、やること」を書いておきます。

それを邪魔にならない場所(私の場合、書類ボックスの横壁でした)に貼っておきました。

具体的には、以下のようなことを書いていました。

・昨日の会議の資料のファイリング

・パソコンによく使う言い回しの単語登録

・先日、作業を手伝ってくれたAさんへのお礼メール作成

ポイントは、急を要するわけではないけれども、

やっておくと後の業務がスムーズに進む作業を書き出すことです。

そして、いざ10分程度の空き時間が出来たときにそのポストイットを見て、

1つか2つをやってしまいます。

もちろん、終了した作業を書いたポストイットは剥がして捨てるだけです。

 

「プチ空き時間」の作業には、道路整備の役割も

「プチ空き時間」でやる作業は、

やっておくと後の業務がスムーズに進む作業です。

つまり、デコボコの道路を平らに整えてくれるローラーのようなものです。

資料探しでイライラしたり、「PC-N500」といった打ち込みにくい単語の入力に苦戦したりすることがなくなり、

スムーズに業務を進めることができるようになります。

デコボコ道で速度を出すと、車(タイヤ)の損傷も大きいものです。

職場でも同じことが言えるでしょう。

「プチ空き時間にすべき票」の作成により、

プチ空き時間自体の有効活用により残業時間が減ります。

さらにそのあとの業務をスムーズにする効果もあるので、

グッと業務効率が向上しますよ。

 

土曜日を活用して残業を減らす方法

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

今回は、土曜日を有効に使った業務の進め方をお伝えします。

業績を支える業務を効率的に行うことで、無駄な残業時間を削減することができます。

ポイントは、「変形労働時間制を活用した土曜日の有効利用」です。

 

マニュアル作成のための時間をねん出できますか?

会社では、いろいろな仕事がありますが、

やはり第一優先されるのは、お客様と直接関わる仕事だと思います。

具体的には、営業訪問やプロジェクトの打ち合わせ、

企画書作成や販促ツールの提案などでしょうか。

私が在籍していた会社でも平日の多くの時間がこのような業務に費やしていました。

一方で、これらの最前線の仕事を支えるための大切な業務もあります。

マニュアル作成、整理整頓、社員教育、チーム(課など)内での情報の共有 ・・・ 。

私がサラリーマンだったころは、こういった業務がおろそかになっていたため、

最前線の仕事が非効率になったり、ミスが発生したりしていました。

その結果、労働時間がどんどん長くなり、残業時間が膨れ上がっていきました。

では、平日の活気あるときに「マニュアル作成しましょう」と言って進められるでしょうか?

ほとんどの場合、無理ではないかと思います。

冷静にじっくり取り掛かる業務は、土曜日が最適

そこで、おススメしたいのが、土曜日の有効活用です。

土曜日であれば、お客様は休日の事が多く営業訪問や電話応対は、激減します。

この時間で、最前線の仕事を支える業務を一気に進めていくのです。

しかし、土曜日に出勤させたら休日出勤なり、残業と同じではないか?

結局、売り上げを伸ばすためには、残業時間を増やすしかないのではないか?

そんなご質問が聞こえてくるようです。

確かに1日8時間を所定労働時間にした場合、

平日5日を働いた時点で週40時間に到達し、

それ以降は時間外労働(残業時間)になってしまいます(労働基準法32条)。

しかし、以下の2つのことを組み合わせることで、

2週に一度、半日出勤を可能にすることができます

 (1) 1日の所定労働時間を7時間40分にする

 (2) 1か月単位の変形労働時間制を適用

 

会社の実情に合った労働時間を設定することができる

先ほどの例をもう少し具体的に見ていきましょう。

まず、1か月単位の変形労働時間制とは、

その適用期間を平均して週40時間になるように

所定労働時間を設定できるものです(労働基準法32条の2)。

つまり、適用期間を2週間とした場合、

この2週間で合計80時間までの所定労働時間が可能です。

この範囲であれば、1日8時間、週40時間の

法定労働時間を超えても残業になりませんのです。

今回の場合、平日は1日、7時間40分(460分)なので、

2週間の平日の合計は、4600分

一方、2週間の所定労働時間の上限は、80時間なので4800分

つまり、どちらかの土曜日に200分まで労働させても

所定労働時間の範囲内であるため、残業とはなりません!

2週に1回、土曜日の9:00から12:20までを所定労働時間とし、

この時間で一気に最前線の仕事を支えるための仕事を進めていくのです。

土曜日は、スーツでなくても自由な恰好でOK、

なんて工夫すると、社員もリラックスして業務に取り組めます。

このようにして、マニュアル整備や整理整頓などをしっかり行うことが、

業務効率化には非常に重要です。

上記は、あくまで1つの事例です。

会社の実情に合った労働時間の設定を行うことで、

効率よく業務を進めることができるようになります。

必ずしも1日8時間、週休2日にこだわることはないのです。

人に仕事をつける管理を回避し、残業時間を削減する方法

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

今回は、ある特定の社員が休んでいても業務が停滞することがない

職場つくりについてお伝えします。

仕事が人についてしまう「仕事の属人化」の回避についてです。

 

ある担当者がインフルエンザに掛かり、大混乱!

以前、私が所属していた部署の隣の部署で、

あるデータを集計する担当者Aさんがインフルエンザに掛かり1週間程度休みを取りました。

その部署の業務上、データ集計が止まるとほとんどの業務がストップしてしまいます。

しかし、Aさん以外にデータ集計を行うことが出来る人はおらず、大混乱状態に。

Aさんの前任者(退職済み)に連絡を取るなどして、

どうにかこうにか集計を行い、業務を再開しましたが、大幅なロスが生じてしまいました。

データ集計という仕事が、Aさんについてしまう「仕事の属人化」により、

大きなロスが生じた1つの事例でした。

 

仕事の属人化を回避するためのポイント

仕事の属人化を回避するためには、次の2つの方法が考えられます。

 1.必ず複数担当制にする

 2.細かい業務についてもマニュアルを整備する

まず、「1」の複数担当制ですが、この事を提案しますと

「うちみたいな少人数の会社(部署)でそんなことできるか!」

と強いお叱りを受けることがあります。

しかし、1人がずっと同じ作業をしていると効率化の機会が少ないのです。

複数の人が担当することの最大のメリットは、

1人が病気等で抜けても業務が止まらない事ですが、

もう一つ、意外と見落としがちなメリットが、業務見直しに繋がるということです。

複数の人で業務をチェックするので、1人に比べ視野が広くなります。

「ここは、もっとこうすれば効率よくない?」といった改善提案が出やすくなるのです。

次に「2」のマニュアル整備についてですが、これも大変面倒な作業になるので、嫌がれます。

しかし、やらなければ、もっと面倒なことになるので、工夫して進めていきましょう。

 

マニュアルは、効率よく作り、定期的に見直す

マニュアル作成には、ある程度落ち着いた時間が必要です。

そこで、私は土曜日を活用したマニュアルの作成をお勧めしています。

また、マニュアルは作って終わり、というものではありません。

定期的に見直す必要があります。

マニュアルを有効活用するための最大のポイントは、定期的な見直しなのです!

必ず、見直しを掛けるようにしてください。

仕事が属人化していると大きなロスを生み、

その結果、膨大な残業時間が発生してしまいます。

1つ1つの業務を見直し、属人化の会費を進めてください。

5S活動によりルールを徹底して残業時間を削減する方法

こんにちは。

残業時間削減をサポートしている天野です。

今回お伝えする方法を進めると、

社員が決められたことをやらないという苛立ちから解放されます。

会社の中の整理整頓も進むので書類を探し回るロスもなくなります。

その方法が、「5S活動の推進によるルールの徹底」です。

5S活動とは、整理、整頓、清掃、清潔、躾のことです。

たまに「5S活動=お片付け、お掃除」と思っている人がいますが、

大きな間違いです。

5S活動の最大の目的は、「ルールを作り、さらにそのルールを守る仕組みを作る」ことです。

いわゆる4S(整理、整頓、清掃、清潔)の細かい手法については、

いくらでも事例があるので、そちらを参考にしてください。

会社にあったやり方を取り入れればよいでしょう。

大事なのは、躾なのです。

躾は、決められたルール・手順を正しく守る習慣をつけることだと言えます。

この躾こそが、会社の文化や体質を決めていくのです。

「社員が決められたことをやらない」というのは、

「決められたことをやるという文化が会社内に醸成されていない」ことに起因します。

しかし、「決められたことをやる」というのは容易なことではありません。

だから4Sの内容を徹底させるのです。

4Sは、身近であり、決められた通りにやっているかどうかがすぐに確認できるのがポイントです。

一部の職種や役職の人に偏ることなく、

全社員が共通して対象になることも重要な特徴です。

会社の規模や業種、元々の風土にもよりますが、

躾の浸透には半年程度かかることが多いです。

その間、徹底的に続けることで、4Sの内容に限らず、

他の業務の決まりごとも守る文化が醸成されていきます。

もちろん4Sが徹底されているので、書類の在り処もすぐにわかるようになり、

社内を探し回るような時間のロスもなくなります。

4Sの詳細や躾の徹底について、もっと詳しく知りたい方は、お問い合わせ ください

派遣社員の活用をスムーズにする3つのコツ

こんにちは。

売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

今回は、高いスキルを持った派遣社員をスムーズに導入できるコツをお伝えします。

高い派遣料を払ったのに期待を裏切られるようなことがなくなります。

そのコツとは、「派遣社員活用前の3つの準備」です。

忙しくて人手が足りないから、派遣会社任せで人材を派遣してもらう。

このようなやり方では、高い派遣料金に見合った効果は得られません。

派遣社員を有効に活用する前には、次の3つの準備が不可欠です。

 

1.業務のボトルネックの特定

派遣社員に期待するのは単なる人手ではなく、スキルです。

そこで、業務内容を分析し、業務の流れを滞らせているボトルネックを特定します。

その上で、そのボトルネックを解消できるスキルを派遣会社に求めるようにします。

 

2.業務の依頼内容(会社の期待)を書面で明確にする

出社した派遣社員のモチベーションを大きく下げるのが、次の一言。

「とりあえず、これやっておいて」

人は誰でも期待されていることに応えたいと思うものです。

特に派遣という特殊な雇用形態で会社に来る社員は、その想いがより一層強いものです。

特に初日で「とりあえず」は大きなロスに繋がります。

会社が何を期待しているのか、

どんなことをやってほしいのかを明確に伝えられるように準備しましょう。

 

3.雰囲気をしっかり作る

すでに多くの派遣社員がいる現場であれば別ですが、

多くの場合、派遣社員は孤独なものです。

その会社に雇用されているわけではないので、肩身が狭い思いをすることもあります。

そのような環境下であっても力を発揮してもらわなければ、意味がありません。

だからこそ、派遣社員を迎える雰囲気をしっかり作ってください。

少なくとも名前は、部署全員が知っておくようにしましょう。

「派遣さん」なんて呼んではいけません。

初日の挨拶も重要です。最初の挨拶で緊張はかなりほぐれます。

チヤホヤする必要はありませんが、力を発揮しやすい雰囲気作りを意識しましょう。

ただ単に派遣社員を活用しただけでは、効果は期待できません。

しかし、3つの事前準備を行うことで派遣社員のパフォーマンスは格段に向上します。

元々、高いスキルを持った派遣社員が力を発揮すれば、

業務の効率は向上し、社員の残業時間も削減できるようになります。