天野社会保険労務士事務所は大阪府 高槻市の社労士事務所。働き方を見直し、仕事と生活の調和を図る「ワーク・ライフ・バランス」を推進しています。

複数担当制とテレワークに向けた体制づくり

個人的なことですが、娘の通う学校は「1クラス1担任制」から
「複数担任制」に変更するようです。
教育面でのメリットを中心に説明されていましたが、明らかに労基法改正への
対策も含まれていることが分かります。
(私立学校は労基法が適用されるため、労働時間管理や有休取得が課題です)

学校に限らず、民間企業でも「複数担当制」は有効です。
例えば、1つのクライアントの担当者を2人にしておけば、1人が有給休暇で
休んでいてももう1人が対応できます。

仕事の進め方も個人任せでなくなるため、「業務の属人化」を解消に繋がります。
このメリットがもの凄く大きいものになります。

テレワークを進める際、「業務の属人化」が解消されていないと、管理職が
各社員の仕事の進め方を管理することが難しくなります。
また、業務を配分しようと考えても、それぞれのやり方が違うと業務効率が
著しく悪くなります。

テレワークはいざ始めてみると業務効率が悪くなるという声が多く聞かれます。
業務効率を落とさず、さらに効率よくテレワークを進めるための準備として、
実際の職場で仕事をしているときから、業務の属人化を解消していくことが求められます。
そして、この属人化を解消する手段として、複数担当制はとても有効です。

労基法改正に対応するため、有給休暇の消化や残業時間などに気を配る必要があります。
ただ、法対応をするから利益が下がることはやむを得ないということではありません。
私は、ワークライフバランスコンサルタントとして企業の働き方改革を進める際、
法令遵守をしながら、業務効率も高め、利益率をアップしていくことを目指しています。
そして、いくつかの企業で実現してきています。

これからの働き方を真剣に考える時期だと思います。
1つずつ、できることを進めていきましょう。

管理職に求められる「監視」ではなく「管理」

前回、テレワークを導入するために必要なことについて書きました。
機材や制度ももちろん大事なのですが、あくまで「ワーク」なので、
成果を上げないといけないし、それを評価もしないといけない。

物理的な距離が離れることだけであり、あとは「ワーク(仕事)」として
やっていかないと会社がもちません。

テレワークを導入するにあたり、部下が仕事しているかどうかを「監視」する
ことに意識がいっている企業が少なくないように感じます。
目の前に部下がいないので、きちんと仕事をしているか不安だという気持ちは分かります。
しかし、監視して分かることは「何か作業をしている」ということだけです。
成果に繋がる仕事をしているかどうかは監視では分かりません。

監視=管理、ではありません。

・何をどのくらい時間を掛けてやったのか
・仕事を進める上で、不安なことはないのか
・よりよい仕事をしようという意欲があるのか
・会社(組織)の目的を踏まえた仕事をしているか

例えば、部下について、上記のようなことがわかりますか。
「管理のポイントは、関心を持つこと」です。
部下が、利益(成果)に繋がる働きをできているか、できていないのであれば
どのようなサポートが必要なのかを把握し、必要な手を打つ。

このことは、普段の仕事場でもテレワークでも同じです。
テレワーク導入は、管理職の「管理する力」が如実に試されます。
課題が顕在化すると思います。

今までできていなかったことは、今後、管理職を育成してできるように
なればいいことです。
今回のピンチをチャンスに変えるためにも、その場しのぎのテレワークではなく、
成果にこだわるテレワークにしていきましょう。

このことが組織を強くし、生産性の高い会社へと成長していくことに
繋がっていきます。

テレワーク導入前に必要なこと

コロナウィルス感染症の拡大予防のため、テレワークを実施している企業が増えています。
今回は、緊急かつ短期的な処置だと思いますが、今後、しっかりとテレワークを導入したいと
考えている企業も少なくないはずです。

通信機器を導入し、セキュリティ体制を整えれば、テレワークは継続的に実施できるでしょうか。

社員、部下の業務を適切に配分できますか?
業務について具体的に指示を出すことができますか?
成果に対して、適切な評価を行うことができますか?

実際、すでにテレワークをじっしている企業からは、以下のような声が聞かれます。

部下がきちんと仕事をしているか不安。
時間をもてあましているが、何をさせていいか分からない。
テレワーク期間については、評価対象から除外することを検討している。

テレワークを有効に活用するためにもっとも重要なことは、何でしょうか?
それは、部下の業務を日頃から把握できていることです。
なんとなくではなく、きっちり把握できているからこそ、物理的な距離が離れても
部下の仕事を管理し、評価もできるのです。

私は、ワークライフバランスコンサルタントとして企業の業務改善に関わることがありますが、
そのときは必ず「タスクシート」と呼ばれるツールを活用します。

タスクシートは次の2ステップで作成します。
①始業時に1日の業務予定を15分単位でエクセルに入力
②終業時、その予定に対してどのような実績となったかを入力し、比較

これを上司も確認し、コメントする。

このことを1、2ヶ月ほど続けると、上司は如何にいままで部下の仕事を理解していなかったがわかります。
部下が何が得意で、何にどのくらいの時間を使い、何に困っているのか。
どのようにサポートしたら、より成果が上げられるのか。

タスクシートを活用することで、上記のようなことが分かるから、業務効率を上げることができ、業績向上、残業削減に繋がります。
このように部下の仕事が分かっていれば、物理的に距離が離れても仕事を任せることができます。

今回のコロナ騒動が、今までの仕事の進め方を見直すきっかけになっている企業も多いです。
テレワークの導入を検討する際には、どのように業務を把握し、指示を出し、サポートし、

評価するのか。

そこまでを考えて、進めるようにしてください。

雇用調整助成金のオンライン研修について

4月に入り、様々な企業様から、連日のように雇用調整助成金(雇調金)の手続きや準備の
ご相談をいただいています。
一方で、厚労省の公表する資料も変更も多く、関与先様の対応で精一杯という現状でもあります。

すでに、報道等でご存じの方が多いと思いますが、手続きの簡略化や要件の緩和などが

多くなされ、以前に比べるとかなり使いやすくなっています。

 

その中でも特に「教育訓練」についてはかなり使いやすくなりました。
今後も変更される可能性もあるためリンク等は貼りませんが、大きく2つの変更がありました。

 

1.対象となる訓練が多くなった

以前は、例えばハラスメント研修、メンタルヘルス研修のような内容は不可でした。
要件緩和後は、これらの内容も助成金の対象となります。
コミュニケーション、組織活性化など様々な企業の課題に対して取り組む研修が
助成金の対象となっています。

 

2.オンライン研修が大幅に緩和された

会社ではなく、自宅等にてオンラインで受講する研修も対象となっています。
出社されるのは、通勤途中でも研修受講中でも濃厚接触のリスクが高まります。
ただ、オンラインであれば、これらのリスクなく、安心して受講できます。

 

上記より、休業しながら従業員の育成を進めやすくなりました。
休業が長期化した場合などは、休むだけでなく育成に力を入れてはどうでしょうか。
(教育訓練を実施した場合、助成金の金額が加算されます)

 

なお、弊所においては、以下のような内容をオンラインで研修することが可能です。

・ハラスメント研修
・メンタルヘルス研修
・コミュニケーション研修
・アンガーマネジメント研修

その他、各企業の課題にあわせた研修も可能です。
ご興味ありましたら、お問い合わせください。

 

日本中、大変厳しい状況ですが、次にできることを考えていきましょう。

人事実務「イクボス式就業規則」連載

人事に関する月刊誌「人事実務」において、今年度は「イクボス」をテーマに連載しています。
私は、偶数回の担当。5月号が私の連載の2回目となりました。

人事実務5

就業規則の中でも重要度が高い「労働時間」と「年次有給休暇」の2つをテーマに
イクボス的な視点をもった就業規則を紹介しています。

ただ単純に、従業員を楽にするというものではありません。
経営戦略としての視点で書いています。

わざわざ就業規則にまで記載する理由は何なのかといった就業規則の
活用方法についても触れています。
ご興味ある方は、ぜひ、ご覧ください。


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