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残業時間削減

できる管理職はやっている!仕事を効率アップさせる10分活用術

  • 投稿:2011年11月17日
  • 更新:2023年08月14日

こんにちは。売上を減らさない残業時間削減を提案している天野です。

今回は、10分ほどの空き時間を有効に使うポイントについてお伝えします。

日常業務の中で生じるイライラの解消にもつながります。

そのコツとは、「プチ空き時間にすべきこと票の作成」です。

職場でよく生じる「10分間のプチ空き時間」

仕事にひと区切りがついて時計を見ると14:47分。15時からの打ち合わせまで10分程度の空き時間が発生。

いざ、このような状況になると、すぐにやるべきことが思いつかないことが多々あります。

結局、何となくすごして10分程度の空き時間を有効に使えなくなってしまいます。

「プチ空き時間にすべきこと票」とは

私もサラリーマン時代、10分程度の空き時間は、ネット検索や同僚との雑談に使ってしまっていました。

それでいて、あとで「忙しい、忙しい!」とドタバタするのですが。

そこで、普段から「ちょっとした作業」を思い出したときに、7cm四方ほどのポストイットに「少し時間ができたら、やること」を書いておきます。

それを邪魔にならない場所(私の場合、書類ボックスの横壁でした)に貼っておきました。

具体的には、以下のようなことを書いていました。

  • 昨日の会議の資料のファイリング
  • パソコンによく使う言い回しの単語登録
  • 先日、作業を手伝ってくれたAさんへのお礼メール作成

ポイントは、急を要するわけではないけれども、やっておくと後の業務がスムーズに進む作業を書き出すことです。

そして、いざ10分程度の空き時間が出来たときにそのポストイットを見て、1つか2つをやってしまいます。

もちろん、終了した作業を書いたポストイットは剥がして捨てるだけです。

「プチ空き時間」の作業には、道路整備の役割も

「プチ空き時間」でやる作業は、やっておくと後の業務がスムーズに進む作業です。

つまり、デコボコの道路を平らに整えてくれるローラーのようなものです。

資料探しでイライラしたり、「PC-N500」といった打ち込みにくい単語の入力に苦戦したりすることがなくなり、スムーズに業務を進めることができるようになります。

デコボコ道で速度を出すと、車(タイヤ)の損傷も大きいものです。

職場でも同じことが言えるでしょう。

「プチ空き時間にすべき票」の作成により、プチ空き時間自体の有効活用により残業時間が減ります。

さらにそのあとの業務をスムーズにする効果もあるので、グッと業務効率が向上しますよ。

できる管理職はやっている!仕事を効率アップさせる10分活用術

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